La procedura utilizza il motore di archiviazione documentale DOCUVISION per archiviare copia dei documenti importanti per l’azienda e gestirne la disponibilità per le attività di Rinnovo a Scadenza.

In particolare l’APP mette a disposizione un “Archivio Documenti a Scadenza” collegato alla Rubrica Clienti/Fornitori.

Ogni documento viene catalogato con una descrizione, l’obbligatorietà e un periodo di validità e viene gestito lo Stato del Documento (da validare/validato/annullato/scaduto) che viene evidenziato con delle icone colorate nella lista.

Per i documenti scaduti è previsto il blocco del pagamento delle fatture da Immissione Primanota, ovvero vengono bloccate le registrazioni con causale “PG” (pagamento) e l’inibizione del Saldaconto per il soggetto interessato.

Una apposita procedura dell’APP permette di estrarre un Report di controllo della Lista Documenti su Excel.

Una seconda procedura permette di inviare una mail automatica di richiesta rinnovo Documento al “Referente interno Cli/For” indicato in Rubrica con copia di controllo CC sulla mail di servizio aziendale.